כיצד להימנע מלהיות מפלצת בדוא'ל

עברנו דרך ארוכה מאז שהמציא דוא'ל לראשונה.

למעשה, האם ידעת שה-דוא'ל ראשוןנשלח בשנת 1971? נכון, אנחנו משתמשים בדוא'ל כבר כמעט 50 שנה! אז היית חושב שנהיה מקצוענים ותיקיםכתיבת מיילים יעיליםעד עכשיו, נכון? לא נכון!

נימוסי דוא'ל ירודים יכולים להסלים

על פי אסֶקֶרעל ידי Sendmail בשנת 2013, 64 אחוז מהנשאלים גילו כי הם שלחו או קיבלו אימייל בעבודה שגרם שלא בכוונהכַּעַסאו טינה.

עכשיו, כשקראתי לראשונה את הנתון הזה, הייתי המום מעט. אבל הפתעתי חלפה במהרה. ולאחר שחשבתי על זה זמן מה, הבנתי שזה הגיוני לחלוטין. במהלך השנים קיבלתי אינספור הודעות אלקטרוניות, מדוא'ל לטקסט למסרים מיידי, מאנשים (וכנראה שלחתי אותם גם, למרבה הצער) שבלבלו אותי או שפירשתי בצורה כזו או אחרת.

בדיחה פשוטה או הערה סרקסטית שנשלחה אלקטרונית, שלדעתי תהיה בטוח שתשמח את הנמען וככל הנראה הייתה עושה אם הייתה נמסרת באופן אישי, הותירה אנשים מבולבלים או פגועים, ואותי אדומת פנים.

המפלצת מרימה את ראשה המכוער

אחת הדוגמאות הגרועות ביותר לנימוסי דוא'ל לקויים שאני זוכר הייתה בין שני עמיתים לשעבר. בוא נקרא להם ג'ורג'יה וברנרד.

ברנרד שלח בדוא'ל לג'ורג'יה משוב על דו'ח שכתבה (עד כה, כל כך טוב, כיוון שתפקידו של ברנרד). זה היה די נרחב, ושוב, לא היה לא נורמלי. עם זאת, השפה שלו הייתה קצת יותר ישירה ממה שהייתה צריכה להיות. למעשה, המסר כולו היה רשימה של הערות ביקורתיות ביותר. חלקם היו מיותרים וגסים, או שנראו אישיים במיוחד. ליתר דיוק, ברנרד לא הצליח לחתום ב'תודה ', וגם לא אמר' בבקשה '. במקום זאת, הוא פשוט סיים, 'מתי אוכל לצפות לתיקונים אלה בחזרה?'

חלקכם אולי חושבים, 'ובכן, מה רע בזה? הוא בכל זאת רק עשה את עבודתו. '

אבל זה פגע בעצב עם ג'ורג'יה, שמפלצת הדוא'ל הפנימית שלה הרימה את ראשה המכוער. אז היא הקלידה במהירות תגובה גסה ושלחה אותה לברנרד.

העניין הסלים ומנהל הצוות הוזעק בכדי להקל על המצב. מצב שבסופו של דבר פוצץ מכל פרופורציה. הכל בגלל האופן שבו נכתבה דוא'ל.

הוספת 'המגע האנושי' לדוא'ל

אז מה יש במיילים, ובאמת בכל צורות התקשורת הדיגיטלית, שמשאירים כל כך הרבה מקום לפרשנות מוטעית?

ובכן, בראש ובראשונה זה היעדר מוחלט של 'מגע אנושי'.

הודעה אלקטרונית לא יכולה לחייך אליך, או לתת קריצה כשהיא מספרת בדיחה. יש בה חוסר אמפתיה מוחלט. ולמרות שישנם מספר כלשהו של סמלי הבעה מוזרים ומטורפים שתוכלו לבחור לבטא את שפת הגוף, אלה אינם מתאימים במיוחד לסביבות מקצועיות או ארגוניות.

זה יכול להיות קשה 'להכות את הטון הנכון' בדוא'ל. במיוחד אם אתה שולח הודעה למתחיל חדש או למישהו שאינך מכיר.

יחד עם זאת, יש להתאים את הטון בהתאם לאדם שאליו אתה שולח דוא'ל. לא, למשל, לא תוסיף נשיקה בתחתית הודעה שנשלחה לבוס שלך, אבל אתה יכול לעשות כשאתה שולח לחבר או לבן משפחה. עבור חלקנו התאמת סגנון הכתיבה שלנו יכולה להיות קשה במיוחד.

אז מה הפיתרון?

למעשה, הבעיה הזו הפכה להיות כל כך מטרידה, עד כי קיימות אפליקציות שם שיכולות לעזור לאנשים להתאים את סגנון כתיבת הדוא'ל שלהם כך שיתאים לאישיות הנמען שלהם. אפליקציה כזו - שפורסמה בשנת 2015 - היאגָבִישׁ, שעובד על ידי שימוש בנתונים המקוונים של אנשי הקשר שלך כדי לעזור לך לעצב תקשורת על פי אהבותיהם ולא אהבתם.

עכשיו זה אולי נשמע מעט אורווליאני, שלא לדבר על נגד אינטואיטיבי (באמצעות תוכנית מחשב כדי להוסיף את ה'מגע האנושי 'לדוא'ל?), אבל האפליקציה רק ​​עושה את מה שכל אפליקציה שואפת לעשות - מלאו פער ב את השוק ולפתור בעיה נפוצה.

אז מלבד קבלת אפליקציה שתכתוב לנו את המיילים שלנו, מה אנחנו יכולים לעשות כדי להבטיח שההודעות שלנו יתקבלו ויקראו על ידי אנשים באופן שהתכוונו אליהם? תוכל לקבל כמה טיפים שימושיים באינפוגרפיקה החדשה שלנו,כיצד לכתוב מיילים יעילים.

ואם יש לך אנקדוטות דוא'ל של מפלצות הדוא'ל שנתקלת בהן או טיפים לכךאתהרוצה לשתף, אנא עשה זאת בסעיף ההערות למטה.